Logiciel de planning : En quoi est-ce utile ?

Les entreprises ont des buts et objectifs à atteindre qui peuvent être utilisés pour mesurer leur niveau de réussite et de croissance. Pour les atteindre, un certain nombre de tâches doivent être accomplies. Cela peut être fait par une gestion de projet efficace. Comme il est ardu, complexe et fastidieux, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de projet simplifie le processus.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning et à quoi sert-il ? Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi un logiciel de gestion de temps. Nous vous expliquerons également le logiciel de planning qui vous aidera à mieux comprendre ses utilisations et citerons quelques exemples de solutions logicielles.

Définition générale du logiciel de planning

La gestion de planning fait référence au processus de planification, de systématisation et d’administration du périmètre, du budget et du temps d’un projet particulier. Il utilise les ressources, outils, techniques, compétences et connaissances en matière de gestion de projet pour faciliter les activités liées au projet.

Lorsque vous travaillez sur un projet, quatre éléments principaux doivent fonctionner ensemble de manière transparente. Voici les :

• Portée

En substance, le logiciel de planning doit faire référence à la taille du projet, à l’objectif et aux exigences. C’est le lien entre les objectifs à atteindre et le budget alloué pour atteindre ces objectifs. Si des modifications sont apportées à la portée, il est impératif de les intégrer également à d’autres composants, en particulier en ce qui concerne le temps, le budget et les ressources.

• Ressources

Partie intégrante d’un logiciel de planning, il comporte trois aspects : les personnes, le matériel et l’équipement. Premièrement, il est important de s’assurer que le nombre de personnes affectées à un projet est adéquat et que les personnes possèdent les compétences et les connaissances appropriées pour faciliter les tâches qui leur sont assignées. Ensuite, il est crucial d’acheter le matériel et les équipements appropriés, au bon endroit et au bon moment, pour que votre équipe puisse fonctionner efficacement.

• Temps

Lors de la réalisation d’un projet, la gestion du temps est un aspect crucial. Chaque tâche doit être répertoriée (les autres peuvent se chevaucher tandis que les autres doivent être dans un ordre chronologique), planifiée avec une durée définie et allouée avec les ressources appropriées. La gestion des chemins critiques (tâches avec aucune marge ou aucune flexibilité) est l’un des aspects les plus difficiles de cette étendue. Le logiciel de planning entre encore en jeu.

• Argent

Toutes les tâches ont un coût qui doit être estimé et totalisé. Cependant, toutes les estimations ne sont pas aussi précises que d’autres. C’est pourquoi une «provision pour imprévus» est allouée au cas où une tâche dépasserait le budget estimé. Un autre aspect important est le profit ou le montant d’argent qu’une entreprise veut que le projet gagne. Le tout doit être consigné dans le logiciel de planning qui fera le calcul automatiquement.

Utilisation du logiciel de planning

Les entreprises qui n’utilisent pas encore de logiciel de planning vont probablement faire plus de travail tout en gagnant moins de profit en raison du temps perdu à jongler avec de petites tâches. Si ces tâches sont prises en charge, votre équipe et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les opérations principales pour mener à bien votre projet. Il existe différents types de progiciels à choisir en fonction de vos besoins. Voici les raisons pour lesquelles le logiciel de planning est utile pour les entreprises de toutes tailles :

• La collaboration

Lors de la gestion d’un grand projet, chaque membre est désigné avec des tâches individuelles dans l’équipe. Pour vous assurer que tout le monde est sur la même page, une solution de gestion de projet simplifie la collaboration en équipe. Lorsqu’un membre a des questions ou des préoccupations, il / elle peut immédiatement obtenir la bonne réponse en communiquant avec l’équipe en interne – avec les bonnes personnes dans le bon projet – directement à partir du logiciel de planning. Cela réduit le temps perdu à chercher des réponses. Il optimise également le partage de documents, de calendriers et de mises à jour de statut pour informer tout le monde d’informations importantes, telles que le volume de travail accompli et le temps qu’il reste à terminer.

• La planification

Sans un système en place, il peut être difficile pour votre équipe de respecter le calendrier prévu en raison de l’absence d’une directive précise sur ce qui doit être accompli par qui et quand. Il y a perte de temps lorsque les employés se rendent au travail sans connaître les tâches qu’ils devraient accomplir. Cela affecte souvent la productivité. L’utilisation du logiciel de planning décrit les tâches et les rend visibles. Fixer des délais et des priorités, ainsi que la planification, évite les malentendus et le chevauchement des tâches et des calendriers.

• La gestion budgétaire

Chaque projet a un coût qui est inclus dans un budget avec les imprévus et le profit. L’objectif du chef de projet est de maintenir le coût réel en deçà, ou du moins, du coût estimé afin de maximiser les bénéfices réalisés par la société pour le projet. Pour gérer efficacement les dépenses, créer simplement une feuille de calcul Excel ne fera pas le travail, et pourtant, cela se fait facilement avec un logiciel de planning.

• La documentation

De nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul Excel, tandis que d’autres utilisent encore un stylo et du papier pour suivre l’avancement des projets de leur équipe. Cependant, avoir ce type d’arrangement vous expose à des erreurs potentielles. En fait, 88 % des données de tableur contiennent des erreurs alarmantes pour les organisations qui l’utilisent comme outil de référence pour la gestion des opérations commerciales et la mise en œuvre de l’analyse financière. L’utilisation d’un logiciel de planning garantit une documentation précise basée sur des données.

Il existe de nombreux logiciels de planning disponibles qui se concentrent sur des fonctionnalités clés telles que le suivi et l’organisation du processus de gestion de projet. Connaître les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre propre entreprise est essentiel afin de choisir un produit à implémenter dans vos opérations organisationnelles et commerciales quotidiennes.