Résumé
Le voyage d’affaire fait partie du travail. Il occasionne des dépenses auxquelles l’employé missionnaire et l’entreprise qui l’emploie doivent budgétiser. Pour optimiser votre budget de voyages d’affaires, voici quelques bons réflexes à adopter.
Une politique de voyages d’affaires pour optimiser le budget
Les voyages d’affaires sont évidemment nécessaires pour une entreprise : c’est l’occasion pour cette dernière de développer ses activités, de participer à un événement qui maximise la visibilité de l’entreprise, d’élargir son réseautage vers de nouveaux prospects, mais aussi de formaliser une coopération avec un client important. Pour optimiser son budget, il est essentiel pour l’entreprise de se doter d’une politique de voyages d’affaires.
Grâce à une politique claire de l’organisation des voyages d’affaires, l’entreprise peut mieux encadrer les dépenses de voyages de son équipe en prenant ces quelques précautions : réserver les billets d’avion et les lieux d’hébergement le plus tôt possible, choisir des réservations modifiables pour parer aux éventuels bouleversements du planning sans susciter de grosses dépenses supplémentaires, limiter les coûts de nuitées en hôtel sachant que l’hôtellerie représente jusqu’à 25% du budget de voyage, favoriser les voyages en classe économique ou en classe affaire, mettre en place un système de justificatifs des dépenses effectuées pendant le séjour professionnel etc.
Ces précautions permettent de faire des économies non négligeables, cependant il est aussi important que le voyage professionnel se déroule dans des conditions confortables. En effet, un déplacement organisé dans un cadre professionnel nécessite d’offrir un minimum d’aisance et de sécurité aux employés.
Une agence de voyage spécialisée pour obtenir des tarifs économiques
Le recours aux services d’une agence de voyage qui se spécialise dans l’organisation de voyages d’affaires peut s’avérer être un choix des plus économique. Un premier diagnostic est préalablement réalisé par l’agence spécialisée afin d’analyser les dépenses liées aux voyages d’affaires et pour permettre d’homogénéiser le processus de voyages des entreprises.
En effet, faire appel à ce type d’agences représente un gain de temps conséquent et la possibilité de négocier sur des tarifs préférentiels en matière de réservation de vol et d’hôtellerie. Un conseiller ainsi qu’une équipe de soutien accompagnent le voyageur dans l’organisation de son itinéraire de voyage, prêts à intervenir pour aider à solutionner des problèmes de dernière minute mais aussi pour proposer des tarifs et trajets plus économiques. Une agence de voyage peut aussi accompagner l’entreprise à analyser la politique de voyages ou contribuer à la définir : outil de réservation en ligne, dématérialisation des factures, optimisation des itinéraires du voyage…